本当は泥臭い?秘書の仕事の裏事情を暴露します。


美女は朝に弱いなんて秘書には通用しません。

秘書の仕事は朝早くから始まります。会社に着くまでに経済紙を読んで情報を頭に入れ、役員が出社する前に役員室の点検、1日のスケジュールの確認、場合によっては役員に届いているメールの確認も任されるかもしれません。これらのものを重要度によって振り分けて用意し、役員が到着したらすぐに仕事を始められる体制づくりを行っておきます。一般的に、朝9時に始業の会社の場合、秘書は8時には出社していると思われます。

秘書に必要な資質は、心配りとジャグリング

担当する役員の地位や部門、国籍で秘書に必要な資質は異なりますが、すべての人に共通して必要な資質は、心配りとジャグリング能力でしょう。
「心配り」は誰でもすぐに理解できると思いますが、「ジャグリング」ってなんでしょう?役員を楽しませるために、一芸をやれと言っているのではありません。別の言葉で言い換えると、マルチタスクに対応できるかということです。外国人秘書の要件に「ジャグリングができる人」と書かれているときがありますが、多くの仕事を同時並行で進める能力があるかという意味になります。
役員はとても多くの事案を扱っていますが、当然秘書もそれと同じだけ仕事の内容や重要度を理解し、仕事をこなしていくことが求められます。分刻みの役員のスケジュールの間をぬって、食事や車の手配をしたり、優先度に応じてスケジュールを入れ替えたりと、仕事を同時進行させていく必要があります。秘書がどのくらい上手に様々な事案を手配をしたか、役員にかかるストレスを軽減させることができます。そしてこれが、秘書が最も手腕を発揮できる部分となります。
笑顔を絶やさない縁の下の力持ち。ドラマのように派手でなく、これが、本来の秘書の姿です。

秘書の派遣は、大企業を中心にニーズが高まっていますが、特にビジネスマナーや事務処理、語学などのスキルの高い人が好まれる傾向があります。